Контакты
Доверие, основанное на опыте

Аутсорсинг для бюджетной сферы. Миф или реальность?

15.01.2014
  Привлечение профессиональных коммерческих организаций для реализации части процессов в бюджетной сфере в последнее время активно обсуждается на всех уровнях государственного управления. Раньше речь чаще всего шла о техническом обслуживании, предоставлении техники, охране и уборке, теперь в центре внимания обеспечение финансово-хозяйственной деятельности бюджетных организаций. Аутсорсинг финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений – передача учетно-финансовых процессов бюджетного учреждения, к которым относятся бухгалтерский и налоговый учет, а также выполнение требований бюджетного учета, на обеспечение профессиональной бухгалтерской компанией. 

  MakarenkoM.jpg
Марина Макаренко, Генеральный директор Intercomp Украина
  Аутсорсинг – модель управления, обозначенная новым термином, но существовавшая и ранее под определением «привлечение подрядной организации»: в 70-х годах ХХ века были специализированные вычислительные центры, которые обеспечивали бухгалтерские процессы, такие как расчет заработных плат сотрудников, процессы закупок материалов и реализации товаров для государственных предприятий и учреждений. Сегодня, на примере бюджетных учреждений образовательной сферы России, мы наблюдаем использование государством модели аутсорсинга учетно-финансовых процессов бюджетных учреждений в действии – это реформирование финансовых отделов в учреждениях и перенос учетно-финансовых процессов в отдельные централизованные бухгалтерии. В качестве альтернативы централизованным бухгалтериям активно выступают и коммерческие профессиональные организации.

Привлечение внешних бухгалтерских организаций

  Аутсорсинг-провайдер учетно-финансовых процессов – профессиональная бухгалтерская организация, обеспечивающая бухгалтерское сопровождение учреждения-заказчика. 
  Попытки привлечь участников коммерческого сектора бухгалтерских услуг на помощь государственным структурам в части реализации учетных функций были осложнены рядом факторов. Среди них: специфика бюджетного учета, с точки зрения правил ведения учетных процессов и малое количество компаний, обладающих необходимым штатом специалистов; особый порядок привлечения подрядных организаций к обслуживанию государственных учреждений и финансирования услуг сторонних компаний; отсутствие понимания и доверия у руководителей бюджетных организаций к коммерческим компаниям. В настоящее время ситуация начинает меняться, и все большее число бюджетных учреждений передают учетно-финансовые процессы аутсорсинг-провайдерам. 

  Следует отметить, что заключение договора о бухгалтерском обслуживании подразумевает передачу аутсорсинг провайдеру функции отражения финансовых операций учреждения в бухгалтерском и налоговом учете, оформлении документации и составлению отчетности. Учреждение же при этом остается получателем и распорядителем бюджетных средств, так что опасения многих руководителей о том, что передача учетных процессов внешним бухгалтерским компаниям ограничивает свободу распоряжения собственными средствами, не имеют оснований. 

  Прошедший 2012 год в России был отмечен несколькими знаковыми пилотными проектами в области привлечения профессиональных коммерческих компаний для обслуживания бюджетных организаций, в т.ч. и по обеспечению финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений. Одним из таких проектов стал пилотный проект Департамента образования города Москвы, в рамках которого ряд учреждений образовательной сферы восточного административного округа столицы перешли на обслуживание профессиональной бухгалтерской компанией. 

  Приглашение аутсорсинг-провайдера для обслуживания бюджетных учреждений не было случайным. Низкое качество отчетных данных и несвоевременность предоставления отчетности в бюджетной сфере достигло уровней, при которых эффективное управление подведомственными учреждениями стало затруднительным. 

  В рамках пилотного проекта на аутсорсинг были переведены 20 московских школ. Такая модель бухгалтерского обслуживания предполагает 2 стандартных последовательных этапа: предварительного внедрения (т. е. подключения к услугам аутсорсинг провайдера) и регулярного обслуживания
На этапе предварительного внедрения специалисты бухгалтерской компании, прежде всего, провели ревизию текущего состояния бухгалтерского учета и сданной отчетности, проверили наличие внутренней нормативной документации. В ряде случаев обнаружились различные нарушения и отсутствие необходимой, как бухгалтерской, так и нормативной документации. Для устранения выявленных нарушений были проведены мероприятия по восстановлению учета и сдачи корректирующей отчетности, что позволило получить исходные учетные данные необходимые для дальнейшей качественной работы, как бухгалтеров провайдера, так и сотрудников школ. 

  Следующим этапом был перенос учетных процессов на автоматизированную учетную систему провайдера – программную платформу 1С. Программисты провели настройку баз данных, внесли исходные учетные данные и отладили механизм формирования и сдачи отчетности по электронным каналам связи. 
Для обеспечения процессов обработки первичной бухгалтерской документации и передачи исходных учетных данных в школах были оборудованы специальные автоматизированные рабочие места – программно-аппаратные комплексы, в состав которых вошли персональные компьютеры с необходимым программным обеспечением, средства сканирования, копирования и печати, а также оборудование по обеспечению защиты электронного канала связи для обмена информацией.
 По окончанию данных предварительных работ школы переходили на регулярное обслуживание и в течение всего года специалисты провайдера обеспечивали бухгалтерский и налоговый учет, а также контролировали соблюдение требований бюджетного учета. 

  Процесс регулярного обслуживания осуществлялся с использованием наиболее распространенной – дистанционной модели выполнения операций специалистами провайдера, которые находились не на территории обслуживаемой школы, а в операционном центре провайдера. 

  Участие сотрудников обслуживаемых учреждений в процессе бухгалтерского и налогового учета ограничивалось передачей получаемых учреждением входящих первичных бухгалтерских документов в операционный центр провайдера, распечаткой и подписанием подготовленных бухгалтерами провайдера готовых форм исходящих документов.

 Для ответа на вопросы, возникающие в процессе обслуживания у сотрудников школ, работал специализированный телефонный контактный центр, специалисты которого в режиме реального времени давали консультацию по широкому спектру вопросов, а также регистрировали заявки сотрудников на выполнение операций. 

  Ход пилотного проекта тщательно контролировался. В течение года в школах проходили как плановые, так и внеплановые проверки Департамента образования города Москвы и ревизии различных контролирующих органов. 

  Пилотный проект был признан успешным, как директорами школ, так и Департаментом образования города Москвы, что позволило существенно расширить список учреждений переходящих на аутсорсинг учетно-финансовых процессов. 

  Успех пилотного проекта, а также многочисленные примеры обслуживания не только образовательных учреждений, но и других организаций бюджетного сектора подтверждают эффективность данной модели обеспечения финансово-хозяйственной деятельности.

  Использование аутсорсинга учетно-финансовых процессов позволяет бюджетным организациям воспользоваться рядом преимуществ. Прежде всего, это повышение качества учетных процессов. Профессиональный провайдер содержит большой штат бухгалтеров, имеющих необходимую квалификацию, что позволяет качественно осуществлять процесс бухгалтерского обслуживания и решает вопрос замещения бухгалтера на время отсутствия или болезни. 

  Представление о дешевизне внутреннего бухгалтера в учреждении складывается из неправильной оценки расходов на его содержание или так называемой «себестоимости учетных процессов». Себестоимость учетных процессов (помимо заработной платы) складывается из расходов на организацию автоматизированного рабочего места, мебель, поддержание и обновление информационных систем, закупку канцелярских принадлежностей и различных расходных материалов, поддержание квалификации сотрудника и дополнительное образование, доплаты сотрудникам, замещающим бухгалтера в периоды его отсутствия и др. 

  Немаловажным фактором в формировании себестоимости учетных процессов является стоимость времени руководителя, которое тратится на контроль работы внутренних бухгалтеров, а также времени других сотрудников, которые на разных стадиях вовлечены в учетно-финансовые процессы или выполняют ряд непрофильных для себя операций, например, таких как оформление или передача документации. 

  Устраняется необходимость технического обеспечения учетных процессов самим учреждением, т. к. все операции выполняются на технологической базе провайдера, и он же обеспечивает техническое обслуживание серверного, сетевого и другого оборудования, проводит его модернизацию, выполняет обновление программных продуктов, а также настройку в случаях каких-либо изменений. 

  Существенно снижаются административные и финансовые риски. Передавая провайдеру процесс бухгалтерского и налогового учета, учреждение возлагает на него ответственность за качество обслуживания, что закрепляется условиями договора. В случае риска вынесения штрафных санкций провайдер будет отстаивать интересы учреждения, а в случае вынесения таких санкций – выплатит компенсацию. 

  Еще одно немаловажное преимущество – сокращение затрат на обеспечение учета. Практика показывает, что при привлечении профессионального внешнего подрядчика можно достичь сокращения затрат на 20%. Это связано с эффективным использованием сотрудников, которые одновременно обслуживают несколько организаций, а также наличием у провайдера современных технологических решений, позволяющих повысить производительность труда собственных специалистов. 

  К сожалению, проекты подобного рода пока не реализованы в Украине. Однако интерес к использованию аутсорсинга в государственном секторе экономики Украины существует и обусловлен необходимостью разработки новых показателей эффективности экономии материальных и денежных средств государства. Надеюсь, что в скором будущем смогу привести примеры реализованных проектов по аутсорсингу финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений в Украине и детально рассказать о них.

Источник: Журнал "Генеральный директор", №1, 2014
22.05.2017

Надбавки за разъездной характер работы

Далее
15.03.2017

КОРПОРАТИВНЫЕ ПОДАРКИ ИЛИ БЛАГОТВОРИТЕЛЬНОСТЬ: особенности бухгалтерского учета и налогообложения

Далее