Контакты
Доверие, основанное на опыте

1С как инструмент подготовки отчетов для менеджмента

05.01.2012

Безусловно, продукты 1С на сегодня являются одними из самых популярных и удобных программ для отделов бухгалтерии, продаж, закупок. А с выходом версии 1С 8.2 Зарплата и Управление Персоналом – также и для отделов кадров.

Катерина Ратушняк Менеджер по персоналу Intercomp Global Services

Разработчики 1С помогают HR-менеджерам и специалистам по кадрам решать их ежедневные задачи - с помощью программы можно вести базы потенциальных кандидатов, организовывать обучение сотрудников, а также составлять различные отчеты. О последних и пойдет речь.

Сотрудники отделов кадров часто получают от руководства поручение предоставить информацию о сотрудниках - причем в краткие сроки. Это могут быть периодические отчеты, которые необходимо обновлять ежедневно, раз в неделю или месяц, или отдельные отчеты, в которых нужно указать, например, в какой период и кто именно отсутствовал на рабочем месте. А могут быть и более сложные запросы от менеджмента.

Разумеется, от нас ожидают, что информация будет, во-первых, предоставлена оперативно, а, во-вторых, достоверна и понятна. Часто для подготовки отчетов мы используем дополнительные программные средства, такие как Excel или Word. При этом информацию необходимо сначала собрать, отсортировать и объединить в один документ. Из-за этих операций, если их выполнять вручную, рабочее время расходуется крайне неэффективно. С помощью же 1С можно автоматизировать составление различных отчетов для руководства - благодаря программе вы не только будете выполнять эту функцию максимально оперативно, но и минимизируете человеческий фактор, а значит, и вероятность ошибки.

Для того чтобы была возможность использовать 1С как помощника для составления отчетов, нужно, чтобы в программе были указаны необходимые данные. Вся информация, связанная с учетом кадров, вносится через Кадровый учет организации. Личные данные работников добавляются в карточки на каждое физическое лицо (Меню - Кадровый учет организации - Кадровый учет - Физические лица).

Информация, связанная с приемом на работу, переводом на другую должность, увольнением с работы и занятостью персонала, заполняется соответственно через документы Прием на работу, Кадровое перемещение, Увольнение и Занятость (Меню - Кадровый учет организации - Кадровый учет).

Информация, связанная со штатным расписанием, вносится через документ Изменения в штатное расписание (меню - Кадровый учет организации - Изменения в штатное расписание).

После загрузки всех необходимых данных, вы сможете сформировать отчеты в 1С, к которым сейчас и перейдем.

Давайте для примера рассмотрим отчет «Список работников организации» (Меню - Кадровый учет организации - Кадровый учет - Список работников организации). При стандартных настройках этого отчета можно получить следующую информацию: Ф.И.О. работника, его структурное подразделение и табельный номер.

При определенных специальных настройках отчет может быть значительно расширен - содержать информацию о сотруднике, начиная от его паспортных данных и заканчивая данными о рабочем месте.

Когда вы зайдете в настройки отчета «Список работников организации», увидите три окна (см. Рис. 1).

рис. 1

http://www.intercomp.ru/images/stories/pub/1C-02.jpg

В левом окне показаны доступные поля, которые можно добавить в этот отчет. В верхнем правом окне указаны строки отчета, а в нижнем правом - поля отчета. Чтобы добавить нужное нам поле, необходимо найти его слева и добавить в строки или в дополнительные поля отчета, в зависимости от того, в каком виде нужные данные. К примеру, нам необходима информация о сотрудниках со следующими данными - Ф.И.О., должность, подразделение, должностной оклад и дата приема. Соответственно, в левом окне находим нужные нам поля и добавляем их в отчет (рис. 2).

рис. 2

http://www.intercomp.ru/images/stories/pub/1C-03.jpg

После добавления необходимых полей можно сформировать собственно отчет (рис. 2): 1С составляет его с необходимыми данными (рис. 3).

рис. 3

http://www.intercomp.ru/images/stories/pub/1C-04.jpg

Кроме «Список работников организации» в 1С существуют и другие полезные отчеты, которые можно использовать для корпоративных нужд.

В отчете «Кадровая статистика» (Меню - Кадровый учет организации - Кадровый учет - Кадровая статистика) можно сформировать данные о количестве сотрудников, которые, например, имеют высшее образование. Для этого достаточно в настройках отчета добавить необходимые поля и сформировать его (рис. 4).

рис. 4

http://www.intercomp.ru/images/stories/pub/1C-05.jpg

http://www.intercomp.ru/images/stories/pub/1C-06.jpg

В отчете «Коэффициент текучести кадров» (Меню - Кадровый учет организаций - Кадровый учет - Коэффициент текучести кадров), благодаря настройкам можно, например, показать количество уволенных за определенный период (рис. 5).

рис. 5

http://www.intercomp.ru/images/stories/pub/1C-07.jpg

http://www.intercomp.ru/images/stories/pub/1C-08.jpg

Также в настройках, кроме Структуры отчета, существуют закладки Отбор и упорядочивание и Оформление. Используя их, у вас будет возможность отбирать необходимые данные по тому или иному признаку, упорядочивать их и оформлять в любой необходимый отчет.

Почти в каждом отчете вы можете изменить настройки по умолчанию и адаптировать их к своим требованиям.

Овладеть 1С достаточно легко. Ведь программное обеспечение создается для того, чтобы облегчать нашу работу, а не усложнять ее.

Источник: http://ua.intercomp.com.ua/publication и «Праця і Закон» № 1 (145), 2012

22.05.2017

Надбавки за разъездной характер работы

Далее
15.03.2017

КОРПОРАТИВНЫЕ ПОДАРКИ ИЛИ БЛАГОТВОРИТЕЛЬНОСТЬ: особенности бухгалтерского учета и налогообложения

Далее