Контакты
Доверие, основанное на опыте

Аутсорсинг персонала HR-функций

15.07.2012

Во многих источниках аутсорсинг определяется как инструмент, позволяющий существенно уменьшить расходы и повысить качество работы предприятия. На практике аутсорсинг предоставляет компании прежде всего возможность сосредоточить свое время и человеческие ресурсы на основном виде деятельности, передав рутинные функции сторонним организациям. Также использование аутсорсинговых решений помогает компаниям быть более мобильными и конкурентоспособными.

Даниил ШАШ генеральный директор Intercomp Global Services

Плюсы для компании

К несомненным преимуществам аутсорсинга можно отнести: оптимизацию расходов и повышение качества реализации функции, возможность компании сфокусироваться на основном виде деятельности, возможность пользоваться передовыми ІТ-решениями без значительных дополнительных расходов, а также минимизацию рисков. Ведь компания-аутсорсер полностью отвечает за качество функции, реализуемой и в случае форс-мажора компенсирует последствия ошибок. 

Аутсорсинг подходит любой компании, то есть не только коммерческим организациям, но и госучреждениям и некоммерческим предприятиям. Если посмотреть на западную практику, то около 70% компаний в Евросоюзе и 80% компаний в США пользуются услугами аутсорсинга. В украинских организациях показатели пока значительно ниже.

Что передают на аутсорсинг?

Во всем мире, и Украина не является исключением, аутсорсинг получил наибольшее распространение в ІТ-сфере. Исторически так сложилось, что у нас аутсорсингом кадровых услуг больше пользуются иностранные компании. Это неудивительно, ведь аутсорсинг чрезвычайно распространен на Западе. К HR-функциям аутсорсинга, которые чаще всего передаются провайдерам, относятся расчет заработной платы, ведение кадровой документации, подбор персонала, оценка персонала, обучение и др.

Для отечественных компаний наиболее привычной является передача функции рекрутмента. Услугами кадровых агентств по подбору персонала пользуются как малый и средний бизнес, так и крупные предприятия. Услуги по расчету заработной платы и ведения кадрового делопроизводства только приобретают популярность среди украинских предприятий.

Как правило, имеет смысл передавать на аутсорсинг три группы процессов:

  1. Процессы, которые не являются ключевыми, но требующие высокой квалификации и наличия экспертизы. Например – функция главного бухгалтера, налоговое консультирование, подготовка и сдача годовой бухгалтерской и налоговой отчетности.
  2. Процессы, состоящие из большого количества задач, которые повторяются, рутинные процессы (расчет заработной платы, ведение дебиторской задолженности и счетов к получению, кадровое администрирование). 
  3. Процессы, которые требуют специальных знаний, но не являются ключевыми. Например - регистрация юридического лица, получение разрешения на работу, поиск и подбор персонала. 

Фриланс или аутсорсинг?

Если у компании есть необходимость в любой разовой услуге (разработке шаблона трудового договора или должностной инструкции), то, конечно, можно обратиться за помощью к HR-специалисту-фрилансеру при условии наличия у него хороших рекомендаций и соответствующего опыта работы.

Но не забывайте, что в этом случае организация несет ответственность, например, перед трудовой инспекцией за корректность составленных документов и их соответствие нормам трудового кодекса. Если же такую ​​услугу предоставляет аутсорсинговая компания, согласно договору вся ответственность за правильность разработанных документов возложена на неё.

То, что услуги аутсорсеров могут быть дорогими для небольших организаций, - это дискуссионный вопрос. Стоимость во многом зависит от сложности проекта, ценовой политики и уровня конкретного провайдера.

Как оценить стоимость?

Нередко при сравнении себестоимости реализации той или иной функции внутри организации и коммерческого предложения компании-аутсорсера руководство не принимает во внимание большое количество косвенных расходов, которые несет компания, когда сама реализует функцию. Для корректного сравнения необходимо учитывать не только заработную плату своих сотрудников и налоговые отчисления, но и много других статей расходов, таких как: предоставление работникам соцпакетов и аренду офисных площадей, оборудования и автоматизацию рабочих мест, IT-поддержку, обучение и повышение квалификации персонала, оплату штрафов при наложении санкций и др. При правильной организации дальнейшей работы с провайдером экономия от передачи на аутсорсинг непрофильных бизнес-процессов может достигнуть 30%.

Сокращение расходов является основной причиной перехода на аутсорсинг и главным ожиданиям от взаимодействия с аутсорсинг-провайдером, ведь он может выполнять функцию дешевле, чем сама компания, - за счет методологий, процедур, специализированных технологических решений. Однако погоня за дешевыми аутсорсинговыми услугами может негативно сказаться на их качестве.

Аутсорсинговый проект должен быть выгоден не только заказчику, но и самому провайдеру, обязанностью которого является предоставление услуги качественно и эффективно, но при сохранении своего уровня доходности. При этом провайдер не должен экономить на развитии инфраструктуры, поддержке режима непрерывности бизнес-процессов, привлечении высококвалифицированных кадров.

Все мы понимаем, что предоставление услуг аутсорсинга имеет коммерческую основу. Именно поэтому, если провайдер предлагает услуги по цене ниже рыночной, это повод задуматься, что за этим стоит. Недостаточно квалифицированная или нелегальная работа? Отсутствие технологических решений? Стоит ли вообще доверять такой компании?

Конечно, экономия - это серьезный аргумент в пользу аутсорсинга, однако не стоит забывать, что преимущества от работы с провайдером лежат в гораздо более широкой плоскости:

  • сокращение рисков за счет распределения ответственности между провайдером и заказчиком;
  • получения необходимой гибкости для поддержки изменения масштабов бизнеса, независимость от собственного штата;
  • преимущества удаленного обслуживания, особенно для территориально распределенных с большой филиальной структурой.

Пример:

 Компания работает в сфере производства, имеет завод на юге страны и представительство в Киеве. Всего там работают 600 человек, включая 12 сотрудников из киевского офиса. В конце 2010 компания передала расчет заработной платы на аутсорсинг. Причина перехода - недовольство внутренним качеством расчета и желание уменьшить расходы. Раньше за расчет заработной платы в компании отвечали три сотрудника – два бухгалтера-расчетчика и главный бухгалтер. Экономия от использования аутсорсинга примерно за год составила 20%. Также следует отметить, что отныне за корректность расчета отвечает компания-аутсорсер, что очень важно в связи с законодательством, которое постоянно меняется. Снижение финансовых и административных рисков компании стало существенным преимуществом аутсорсинг-решения.

Переход на аутсорсинг

Аутсорсинг становится эффективным, когда компания четко понимает, для чего нужна такая модель организации процессов и конечная цель их трансформации: высвободить ресурсы, разделить ответственность, уменьшить расходы, оптимизировать функции и др. Второе обязательное условие для того, чтобы аутсорсинг стал работать, - правильный выбор подрядчика. Важно обратить внимание на многие факторы: опыт работы провайдера, репутацию, клиентскую базу, страхование рисков, стоимость услуг, корпоративную культуру, филиальную сеть, а теперь, с появлением рейтингов провайдеров услуг, и на позицию в рейтинге.

Переход на аутсорсинг занимает время и, как правило, включает несколько фаз.

 

Первая - исследование и анализ внутренних процессов и операционной среды компании-заказчика на предмет определения возможностей провайдера в этом проекте, применимости методологии провайдера и его систем, определение объема необходимых изменений и оценки рисков.

Вторая - подготовка плана перехода на аутсорсинг, включающий определение ответственных лиц как со стороны провайдера, так и со стороны заказчика для взаимодействия в рамках проекта. На этом же этапе проводится подготовка сотрудников клиента к выполнению функции с использованием SaaS-приложений, разработка необходимых процедур, создание карты трансформации процессов.

Третья - согласование необходимых процедур и операций, включая объем и состав работ, модели предоставления услуги, соглашения об уровне услуг (SLA).

Договор 

Четкость договорных отношений между заказчиком и аутсорсинг-провайдером - одно из условий дальнейшего успешного сотрудничества. Формализация всех требований компании заказчика, четкость распределения обязанностей и определения ответственности заказчика и провайдера, закрепленные на уровне договора, позволяют исключить разногласия между компанией-заказчиком и аутсорсинг-провайдером. Распространенной практикой является заключение договора об уровне обслуживания (SLA, Service Level Agreement), в котором закрепляются обязательные нормативы по срокам выполнения всех работ, формата данных, которые передаются, действующие процедуры, ответственные лица, а также санкции за невыполнение условий соглашения. Этот документ важен, поскольку именно он фиксирует фундаментальные элементы проекта: распределение зон ответственности, нормативы работы, алгоритмы взаимодействия, а также ответственность сторон в случае нарушения условий соглашения.

Что следует учесть?

 

Однако иногда аутсорсинговые проекты терпят неудачу и оставляют заказчиков разочарованными. Часто это связано с недостаточным пониманием принципов работы модели аутсорсинга компанией-заказчиком услуги. К наиболее распространенным ошибкам можно отнести: уверенность руководства компании в том, что аутсорсинг предусматривает отстранение от процесса, который передаётся исполнителю, хотя на самом деле такой проект требует полного вовлечения заказчика на всех этапах. Провайдер не может в совершенстве знать учетную политику компании, все используемые алгоритмы расчета, а именно это требуется для внедрения необходимых изменений и перевода процесса на аутсорсинг. Формула «мы вам платим, а вы все делаете» не работает.

Передача функций на аутсорсинг всегда предполагает ее трансформацию в соответствии с практиками и методологиями провайдера. Однако бывают случаи, когда заказчик требует от провайдера выполнения функции в том виде, в котором она реализуется у него, считая, что это оптимальный вариант. Такая позиция затрудняет процесс выполнения провайдером своих обязанностей. 

Риски для компании

Однако, несмотря на преимущества использования аутсорсинга следует понимать и на какие риски идет компания. Главным риском является провал проекта, что может привести как к финансовым потерям - штрафы от фондов за некорректные расчеты зарплаты, некорректное ведение кадрового делопроизводства, так и репутационные - страдает имидж компании, которая не может выплатить зарплату сотрудникам своевременно. Риск вмешательства в собственные бизнес-процессы и снижение их эффективности.

Что может к этому привести? Две основные причины: 1) неверный выбор провайдера 2) неготовность внутренних бизнес процессов и сотрудников к работе с аутсорсингом.

В первом случае провайдер может банально не иметь достаточно опыта, или сотрудников для реализации проекта. Возможно, технические системы провайдера не способны поддерживать ту частоту изменений законодательства, которая сейчас есть в Украине. Именно поэтому детальный тендер при выборе поставщика услуг является обязательным. Во втором - недостаточная поддержка при реализации проекта со стороны сотрудников клиента, даже саботаж; ненастроенная система сбора и подачи информации провайдера на стороне клиента, приводит к задержкам и ошибкам. Лучший способ борьбы с неготовностью к проекту со стороны клиента - вовлеченность необходимых сотрудников и предварительный анализ, возможно, реорганизация бизнес-процессов. 

Резюме 

Важно помнить, что аутсорсинг не сводится к схеме «отдал и забыл», а предполагает долгосрочные партнерские отношения, построенные на взаимном уважении и доверии. Важно внимательно и ответственно отнестись к выбору потенциального провайдера, обеспечить необходимое двустороннее управление всеми процессами по переходу на аутсорсинг, внедрение решения и его дальнейшее развитие. Если это будет сделано, то аутсорсинг быстро принесет ожидаемые результаты и станет выгодным для компаний (см. Рис.)

Рисунок. Как обеспечить успех проекта по переходу на аутсорсинг

http://www.intercomp.ru/images/press/press130720124.jpg

Источник:

http://ua.intercomp.com.ua/publication/ и Праця і Закон № 7 (151), 2012

22.05.2017

Надбавки за разъездной характер работы

Далее
15.03.2017

КОРПОРАТИВНЫЕ ПОДАРКИ ИЛИ БЛАГОТВОРИТЕЛЬНОСТЬ: особенности бухгалтерского учета и налогообложения

Далее