Контакты
Доверие, основанное на опыте

Кадровое администрирование. Ответы на вопросы.

03.06.2012

Татьяна Цилык, Ведущий инспектор по кадрам Intercomp Global Services

ВОПРОС 1

Добрый день! Руководитель отдела кадров находится на больничном вторую неделю подряд. При его отсутствии пришло сообщение от государственных контролирующих органов о проведении плановой проверки на предприятии. На период временной нетрудоспособности кадровик возложил исполнение обязанностей на специалиста отдела. Последний работает в должности менее двух месяцев (то есть, для него не закончился испытательный срок). Имеют ли право государственные контролирующие органы на проверку в условиях отсутствия руководителя отдела кадров? Если да - может происходить проверка кадровой деятельности компании в присутствии младшего специалиста отдела? Заранее благодарю.

Ответ:

Государственные контролирующие органы заранее сообщают об осуществлении плановой проверки на предприятии. В случае отсутствия ответственного лица по уважительным причинам возможно письменное ходатайство о переносе сроков проверки.

Внеплановая проверка может осуществляться с участием исполняющего обязанности руководителя отдела кадров, поскольку он в соответствии с приказом руководителя предприятия получил полномочия и права начальника отдела кадров.

ВОПРОС 2

Приветствую, уважаемая редакция! Я пришла на должность HR-специалиста полгода назад. Когда принимала дела у своей предшественницы, услышала от нее страшные вещи о проверках и штрафы за несоблюдение норм кадрового делопроизводства. На оформление всех бумаг хронически не хватает времени. Подскажите, пожалуйста, за что взимают штрафы с кадровиков и какие структуры имеют право применять штрафные санкции к работнику отдела кадров? Спасибо.

Ответ: Одним из основных государственных органов, который осуществляет контроль за выполнением законодательства о труде Украины, является Государственный департамент надзора за соблюдением законодательства о труде, который действует в составе Министерства труда и социальной политики Украины.

При проверке инспектор труда изучает документы, ведение которых предусмотрено законодательством о труде (правила внутреннего трудового распорядка, трудовые книжки, приказы по личному составу, личные карточки и дела, штатное расписание, отчетность и т.д.). По результатам проверки составляется акт, а в случае выявленных нарушений - предписание по их устранению. По окончании срока, определенного для устранения выявленных нарушений, инспектор труда проводит повторную проверку. По результатам выполнения требований предписания направляются материалы в правоохранительные органы, составляются протоколы об административных правонарушениях, выносятся постановления о наложении штрафа, а также представление о привлечении должностных лиц к административной ответственности, виновных в нарушении законодательства о труде.

ВОПРОС 3

Здравствуйте! Я работаю в небольшой компании (в штате менее 10 сотрудников), поэтому кадровое делопроизводство за год можно собрать в одной папке. В связи с этим вопрос: какой минимальный перечень кадровых документов должен быть на небольшом предприятии. А также является ли грубым нарушением в сфере ведения документации составление всех приказов в одной папке, а в конце года готовить их реестр на одном листе? Заранее благодарна.

Ответ:

Ведение кадрового делопроизводства на предприятии регламентируется различными организационными документами. Причем в законодательстве нет конкретного обязательного перечня таких документов. Однако, опираясь на нормы трудового законодательства и сложившуюся практику, можно сделать вывод, что необходимыми для работы любого предприятия являются следующие кадровые документы:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • должностные инструкции;
  • приказы по кадровой деятельности;
  • личные дела работников;
  • личные карточки работников;
  • трудовые книжки работников;
  • регистрационные журналы (учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, приказов по кадровой деятельности).

Ежегодно 1 января создаются новые регистрационные формы (журналы, картотеки, электронные базы данных). Отдельными регистрационными группами приказов по кадровым вопросам приказы о:

  • принятии (назначении), переводе, увольнении, совместительстве, поощрении (могут группироваться отдельно);
  • предоставлении отпусков;
  • наложении взысканий;
  • командировках.

Эти приказы и их регистрационные формы, в соответствии со статьей 16 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20 Июль 1998 №41, имеют разные сроки хранения. Записи в регистрационных формах должны соответствовать количеству имеющихся приказов.

Таким образом, Вы можете хранить все приказы в одной папке, но с соблюдением всех требований, которые применяются к различным видам приказов.

Источник:
http://ua.intercomp.com.ua/publication и Журнал "Праця i Закон" №6, 2010.

22.05.2017

Надбавки за разъездной характер работы

Далее
15.03.2017

КОРПОРАТИВНЫЕ ПОДАРКИ ИЛИ БЛАГОТВОРИТЕЛЬНОСТЬ: особенности бухгалтерского учета и налогообложения

Далее