Контакты
Доверие, основанное на опыте

Аутсорсинг учетных функций

01.05.2013

Май 2013. Журнал Генеральный Директор, Киев, Украина.

В последнее время все большее число украинских компаний рассматривают возможность передачи бухгалтерского и налогового учета сторонним организациям – профессиональным аутсорсинговым компаниям. Во всем мире данная модель реализации непрофильных бизнес-процессов уже получила широкое распространение и завоевала популярность среди компаний различных сфер бизнеса.

Марина Макаренко, Генеральный директор Intercomp Украина

На аутсорсинг имеет смысл передавать повторяющиеся транзакционные процессы. Доверить внешнему исполнителю ту или иную бухгалтерскую операцию гораздо дешевле и быстрее, чем ее автоматизировать.

Главная задача, которую стремятся решить клиенты, применяя аутсорсинг, — снижение затрат и повышение качества бизнес-процессов. Поэтому потребность в аутсорсинге учетных функций не снижается.

Аутсорсинг учетных функций может быть весьма необходимым на начальном этапе бизнеса, при создании startup или выходе на новый рынок. Так, при открытии представительства или дочерней организации, необходимость найма специалистов финансовой службы еще отсутствует, а функции в определенной степени уже нужно выполнять.

Услуги аутсорсинга учетных функций можно условно разделить на несколько типов. Каждый из них имеет свой уровень популярности на нашем рынке.




Наиболее востребован сейчас аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета, предполагающей бухгалтерское обслуживание клиента на постоянной основе. Услуги данного направления включают выполнение провайдером функций главного бухгалтера, полное ведение бухгалтерского и налогового учета или отдельных участков бухучета, подготовку годовой отчетности, а также предоставление проектных услуг по проверке и восстановлению учета, инвентаризации товарно-материальных ценностей и основных средств, разработке учетной политики и т.д.

Главными потребителями аутсорсинга бухгалтерского и налогового учета выступают предприятия нефинансового сектора и промышленных отраслей.

Остается востребованным аутсорсинг расчета зарплаты. Основными клиентами и потребителями услуг по расчету заработной платы являются различные международные компании и их представительства. Это в основном, но не исключительно. Аутсорсинг также используется индустриальными и производственными компаниями со штатом от 300 до 10000 сотрудников и IT компаниями, банками, финансовыми институтами и розницей. Международные компании работают в Украине обычно по схеме своей международной корпоративной HR стратегии, а именно передают расчеты заработной платы на аутсорсинг во всех отраслях и филиалах по всему миру. Нет причин для Украины быть исключением – возможно, даже и наоборот, Украина была бы идеальным рынком аутсорсинга по расчету заработной платы, если бы не сложности с Украинским законодательством и сопутствующей бюрократией и бумажной рутиной. Организационно и экономически, лучший выбор для всех компаний - это использовать услуги по расчету заработной платы, предоставляемые единым поставщиком.

На сегодняшний день, аутсорсинг заработной платы не является широко востребованным среди местных украинских компаний, у которых всегда было предпочтение вести все процессы внутри компании. Возможно, это уже историческая тенденция к пирамидальной структуре, в которой исторически критические для работоспособности компании функции не передавались на сторону и всегда оставались в этой пирамидальной структуре. Однако, распространение лучших практик совместно с растущей необходимостью оптимизации внутренних процессов и эффективности, подтолкнули украинские компании начинать использовать аутсорсинг заработной платы для достижения своих целей в бизнесе. Преимущества аутсорсинга становятся более очевидными, что способствует более активному внедрению аутсорсинговых моделей в настоящее время.

Отдельно следует отметить увеличение спроса на комплексные аутсорсинговые решения.

Хорошим стимулом для спроса на пакетное решение «бухгалтерия плюс кадры» послужило усложнение законодательства и активизация госорганов при начислении штрафов в случае нарушения ведения учетных функций.

Аутсорсинг бизнес-процессов строится на простом принципе: если при организации/ведении дела нет возможности выполнить (или выполнить эффективно) определенный процесс, то лучше передать его на исполнение тому, кто сможет сделать лучше и дешевле.

Этот общий принцип полностью применим и к аутсорсингу учетных функций. При принятии решения о передаче учетных функций на аутсорсинг любой компании приходится взвесить две группы факторов. На первой чаше весов - риски, связанные с конфиденциальностью, и стереотипы, существующие в деловой среде. На второй - избавление от непрофильных процессов, экономия на персонале, оборудовании и ПО, снижение рисков, связанных с ведением учетных функций внутри компании.

Бытующее мнение о том, что аутсорсинг учетных функций необходим только крупным компаниям, представляется нам довольно спорным.

Любая компания из любой отрасли, реализующая любые проекты (внутреннего развития, инвестиционно-строительные и другие) может быть заинтересована в аутсорсинге при условии обеспечения его эффективности.

В настоящее время интерес к аутсорсингу бизнес-процессов проявляют следующие компании:

Компании Аутсорсинговые проекты
Международные компании, при открытии представительства или дочерней организации в Украине и не имеющие локальной экспертизы и опыта Аутсорсинг учетных функций.
Для данных проектов характерно использование специалистов аутсорсинговой компании для ведения бухгалтерии, включая расчет заработной платы, а также кадрового делопроизводства.
Крупные компании Использование отдельных функций - аутсорсинг отдельных участков бухгалтерского учета, управление проектами, вывод предприятия из кризиса.
Для данных проектов характерно использование Общих центров обслуживания аутсорсинг провайдера (ОЦО).
Государственные органы власти и бюджетные учреждения Централизация управления и реализация целевых государственных программ.
Для государственных проектов характерно использование Центров Бухгалтерского Учета (ЦБУ) аутсорсинговых компаний, которые специализируются на оказании услуг в области бухгалтерского и налогового учета для бюджетных организаций.

Отдельно хотелось бы отметить увеличение интереса к аутсорсингу со стороны государственных организаций и бюджетных учреждений. В последнее время стали поступать приглашения для участия в государственных тендерах. Государственные органы власти и бюджетные учреждения постепенно приходят к идее аутсорсинга.

В качестве примера приведу проект с использованием ЦБУ, который реализуется в России с 2011 года с учреждениями, подведомственными Департаменту Образования г. Москвы и Министерству Культуры РФ – это пилотный проект Департамента Образования по автоматизации управленческого учета и повышению качества ведения бухгалтерского и налогового учета.

Центры Бухгалтерского Учета (ЦБУ) обслуживают бюджетные учреждения различного типа: средние общеобразовательные школы, учреждения дошкольного образования, центры образования, государственные архивы, музеи.

ЦБУ предоставляют следующие услуги для бюджетных учреждений:

  • Ведение бухгалтерского и налогового учета;
  • Подготовка и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности;
  • Расчет заработной платы;
  • Юридическая поддержка;
  • Консультации.

Использование услуг ЦБУ обусловлено высоким уровнем ведения учета и качественным исполнением договорных обязательств.


Факторы успеха

Минимизировать риски при передаче бизнес-процессов на аутсорсинг можно путем соблюдения нескольких несложных условий.

  • Вовлеченность заказчика
  • Заказчик не просто имеет право, а должен принимать непосредственное участие в формировании команды проекта, передаваемого на аутсорсинг. От этого во многом зависит эффективность достижения целей проекта. Логично, если ответственным за координацию всех действий станет штатный менеджер компании-заказчика.

    Данное лицо должно не только уметь выполнять административные и контрольные функции, но и иметь четкое представление о тех бизнес-процессах, которые предаются в руки специалистов аутсорсинга.

  • Ясность договорных отношений
  • Основным документом, регулирующим отношения заказчика и исполнителя аутсорсинговой деятельности, является договор, в котором четко прописываются все параметры аутсорсинга.

    Формализация всех требований компании-заказчика, четкость разделения обязанностей и определения ответственности заказчика и провайдера, закрепленные на уровне договора, позволяют исключить какие-либо разногласия между компанией-заказчиком и аутсорсинг-провайдером.

    Распространенной практикой является заключение соглашения об уровне обслуживания (SLA, Service Level Agreement), в котором закрепляются обязательные нормативы по срокам выполнения всех работ, формату передаваемых данных, действующие процедуры, ответственные лица, а также санкции за невыполнение условий соглашения.

  • Постановка задач и обмен информацией
  • На начальном этапе сотрудничества главное – это правильная постановка задач. Чем больше аутсорсинговая компания будет знать о компании-заказчике, ее целях и проблемах, тем более эффективное решение будет предложено. Размытая постановка задачи – верный путь к взаимному неудовлетворению. В дальнейшем в процессе сотрудничества залогом успешной работы является регулярный обмен информацией и совместное обсуждение возникающих проблем.

  • Контроль
  • Этап контроля является одним из важнейших при работе с любыми внешними поставщиками. Помните, что, передав на аутсорсинг часть бизнес-процессов, вы ни в коем случае не должны снимать с себя ответственность за конечный результат. Только в случае действительно грамотного контроля исполнения договора можно добиться эффективности. Так, компания-исполнитель обязана регулярно подавать отчеты о ходе выполненных работ. Возможны и другие механизмы контроля, которые вы можете разработать совместно с компанией-аутсорсером и отразить в договоре.

  • Неразглашение информации
  • При использовании аутсорсинга часто возникает проблема обеспечения безопасности бизнеса. Именно поэтому одним из обязательных условий при заключении аутсорсингового контракта является определение конфиденциальности информации, и в случае необходимости подписывается дополнительное соглашение о неразглашении. Чтобы свести этот риск к минимуму, необходимо четко прописывать эти вопросы в договорах: привлечь к ответственности компанию-аутсорсера значительно легче, чем рядового сотрудника, а степень риска при обоих вариантах практически одинакова. В то же время помните, что исполнитель заинтересован в формировании своей положительной репутации, поэтому, скорее всего, будет надежно хранить вашу коммерческую тайну.


Влияние кризиса на использование аутсорсинга

Учитывая то, что компании около 3% своих бюджетов тратят на вспомогательные функции, потенциал к стремительному развитию рынка аутсорсинга финансовой функции в нашей стране огромный. Сейчас рынок растет примерно на 15-20% в год, но уверена, что в скором будущем мы можем ожидать некоего скачка. И катализатором этих процессов в свое время послужил кризис, хотя в кризисный и пост-кризисный период и прослеживались две диаметрально противоположные ключевые стратегии поведения компаний:

  1. Отказ от аутсорсинга и перевод функций «in house».
  2. Некоторые компании решили выполнять непрофильные бизнес-процессы своими силами, например, отказались от IT-аутсорсинга, переведя сотрудников фирмы-аутсорсера к себе в штат. Это позволило обеспечить выполнение дополнительных IT-задач, а стоимость услуг сократилась.

    При этом компании не отказываются от аутсорсинга бухгалтерских услуг, так как при работе нового бухгалтера, пока он входит в курс дела, могут быть допущены ошибки, которые, в свою очередь, приведут к ощутимым штрафным санкциям со стороны контролирующих органов. Компании не отказываются от аутсорсинга, если он дает эффективные результаты.

  3. Наращивание объемов аутсорсинга.
  4. Компании, выбравшие данную стратегию, передают недозагруженные участки и функции, сокращая целые отделы. При этом им удается найти поставщиков аутсорсинговых услуг, которые выполняют данные функции в рамках выделенного бюджета.


    Договор с аутсорсинг-провайдером – основа сотрудничества

    Четкость договорных отношений между заказчиком и аутсорсинг провайдером – один из залогов дальнейшего успешного сотрудничества. Формализация всех требований компании заказчика, четкость разделения обязанностей и определения ответственности заказчика и провайдера, закрепленные на уровне договора, позволяют исключить какие-либо разногласия между компанией заказчиком и аутсорсинг провайдером. Распространенной практикой является заключение соглашения об уровне обслуживания (SLA, Service Level Agreement), в котором закрепляются обязательные нормативы по срокам выполнения всех работ, формату передаваемых данных, действующие процедуры, ответственные лица, по итогам каждого отчетного периода просчитываются значения по ключевым показателям эффективности (KPI), а также санкции за невыполнение условий соглашения. Этот документ крайне важен, поскольку именно он закрепляет фундаментальные элементы проекта: распределение зон ответственности, нормативы работы, алгоритмы взаимодействия, а также ответственность сторон в случае нарушения условий соглашения.

Отмечу основные моменты соглашения SLA, на которые необходимо обратить особое внимание компаниям, принявших решение о передаче функций на аутсорсинг:

  • В договоре с аутсорсинговой компанией максимально подробно перечислите услуги, укажите требуемый уровень их качества, порядок и срок здачи-приема услуг, основания наступления ответственности и возможные санкции.
  • Выбирайте аутсорсинг-провайдера, который застраховал свою профессиональную ответственность.
  • Проверяйте наличие сертификатов, подтверждающих высокий уровень организации процессов в компании – начиная от процессов по контролю качества и заканчивая, но не ограничиваясь, процессами по обеспечению IT безопасности и непрерывности бизнес-процессов (наиболее востребованными сертификатами для сферы финансового аутсорсинга на сегодняшний момент являются SSAE16 тип II, ISO 9000, ISO 27000).

На рынке аутсорсинга присутствует множество крупных и мелких компаний, т.о. прослеживается определенная специализация: крупные поставщики аутсорсинговых услуг представлены компаниями «полного цикла», а более мелкие выбирают «нишевую» стратегию и вырабатывают решения, ориентированные на нужды одного-двух клиентов. Будущее, без сомнения, за крупными компаниями «полного цикла», т.к. они оказывают услуги своим клиентам во многих регионах своего присутствия и гарантируют единые стандарты работы. Вовлечение в бизнес-процессы клиентов таких компаний значительно выше, чем у их более мелких «собратьев».

Важно внимательно и ответственно отнестись к выбору потенциального провайдера, обеспечить необходимое двустороннее управление всеми процессами по переходу на аутсорсинг, внедрение решения и его дальнейшее развитие. Если это будет сделано, то аутсорсинг быстро принесет ожидаемые результаты и будет взаимовыгодным!

22.05.2017

Надбавки за разъездной характер работы

Далее
15.03.2017

КОРПОРАТИВНЫЕ ПОДАРКИ ИЛИ БЛАГОТВОРИТЕЛЬНОСТЬ: особенности бухгалтерского учета и налогообложения

Далее