Кадровое делопроизводство – неотъемлемая часть трудовых правоотношений. Это достаточно трудоемкая и узкоспециализированная область, которая требует особых навыков и знаний, большой усидчивости, точности, досконального изучения документации. 

Кадровое делопроизводство нередко ведется со значительными нарушениями законодательства. Поэтому при проведении плановых и внеплановых проверок компании вынуждены платить крупные штрафы. Надлежащее ведение кадрового делопроизводства, а в определенных случаях и восстановление кадровой документации, необходимо для нормального функционирования организации. 

Ошибки в кадровой документации приводят к несоответствию между приказами, трудовыми договорами, электронной базой, графиками отпусков, личными карточками, отсутствию учета или неправильному учету отгулянных отпусков - и в конце концов к неправильному начислению заработной платы, некорректному возмещению командировочных расходов и т.д.


Когда требуется восстановление кадровой документации:

Ваша организация значится в плане проверок.

В этом случае важно обеспечить, чтобы кадровая документация соответствовала действующему законодательству Украины. Требуется полное соответствие в нумерации, датах документов, чтобы все документы об отпусках, командировках, платежные ведомости по выплате заработной платы были надлежаще оформлены, соблюдены требования охраны труда, а работники ознакомлены с ними. В противном случае компании не избежать претензий и наложения штрафов.

Организация долгое время развивалась, наращивала штат, но не уделяла должного внимания ведению кадровой документации.

Кадровая служба либо новый пришедший кадровый работник ввиду большого штата не в силах самостоятельно провести rкадровый аудит и восстановление кадровой документации вследствие большой загрузки текущими делами и невозможности отвлекаться на прошедшие периоды.

Как происходит восстановление кадровой документации
Что переоформляется из кадровых документов или оформляется с нуля:
  • Локальные нормативные акты;
  • Трудовые договоры;
  • Дополнительные соглашения;
  • Личные карточки;
  • Приказы по личному составу;
  • Штатные расписания;
  • Табели учета рабочего времени;
  • Графики отпусков и прочие.
Подготовка к восстановлению кадровой документации
  • Аудит кадровой документации специалистами Intercomp Украина либо внутренними силами компании;
  • Составление перечня документов, требующих восстановления;
  • Определение целесообразности восстановления (истечение срока хранения документов, увольнение работников, документы которых требуется восстановить);
  • Корректировка объема работ;
  • Определение стоимости восстановления кадровой документации;
  • Заключение договора на оказание услуг.
Восстановление кадровой документации
  • Разработка или корректировка локальных нормативных актов;
  • Разработка или корректировка шаблонов трудовых договоров, дополнительных соглашений, приказов по личному составу в произвольной форме;
  • Восстановление кадровых документов на основе утвержденных шаблонов либо унифицированных форм по расчетным ведомостям, заявлениям работников, служебным запискам и прочим подтверждающим документам;
  • Подписание и каталогизация восстановленных кадровых документов.
Сложности восстановления кадровой документации:
  • Невозможно восстановить часть кадровых документов по причине увольнения работников, смены подписантов;
  • Расхождения данных в расчетных ведомостях, заявлениях, служебных записках. Это значительно увеличивает время, затрачиваемое на восстановление.


Зачем нужно восстанавливать кадровую документацию
  • 1
    Защититься от штрафов и претензий контролирующих органов.
  • 2
    Избежать конфликтов с работниками, которые нелояльны к компании и предъявляют претензии
Что чаще всего приходится исправлять в кадровой документации:

Как правило, восстановлению кадровой документации предшествует полный или выборочный аудит кадровой документации. Аудит кадровой документации проводится специалистами Intercomp Украина для того, чтобы определить общую степень состояния кадровой документации, понять сложность и объемы восстановления.

Сроки оказания услуги по восстановлению кадровой документации зависят от количества работников и количества лет, за которые необходимо провести восстановление.